在选好咨询公司之后,政府部门要与咨询公司签订一份完备的咨询合同,明确双方的权利和义务。咨询合同通常包括以下内容:
(1)咨询内容范围
由于咨询项目的范围界定不明确,双方缺乏良好的沟通,咨询公司经常抱怨客户改变需求、或者增加服务内容,客户则经常抱怨咨询公司没有满足他们的需求,这种相互扯皮的事情往往会使咨询工作陷入困境。因此,必须清晰界定项目范围。项目内容描述要适当具体,避免歧义。
(2)咨询项目进度安排
对于咨询公司来说,咨询项目的起止时间往往是根据该项目的工作量和成员数量来定的。对于政府部门来说,咨询项目的起止时间往往是根据自身工作计划来定的。对于咨询项目的起止时间,由政府部门和咨询公司共同商定。如果咨询公司不能如期完成项目,特别是影响到政府工作时,应负违约责任,政府部门有权提出赔偿。
(3)项目团队成员
咨询合同要明确规定项目团队,包括每个项目成员的姓名、专业、资历(咨询师、高级咨询师、资深咨询师)、工作天数或小时数。如果咨询公司随意更改,应该负违约责任,政府部门有权提出赔偿甚至终止合同。
(4)咨询费用和付款方式
合同要明确项目金额、支付期数、每期支付比例及金额。要明确合同金额是否包括特殊费用,如评审费、成果出版费等。如果要求政府部门承担差旅费等,政府部门应规定最高限额。
(5)咨询工作的具体要求
咨询公司往往会提出要求政府部门配合的工作内容,政府部门也可以要求咨询人员遵循政府机构的规章制度。
(6)保密协议
政府工作往往涉及国家机密,这就要求咨询公司在项目执行中要遵守保密协议,不得擅自透露涉密信息。对于涉密咨询项目,要确定项目完成以后咨询成果的保密期限。
(7)违约责任
无论哪一方出现违约行为,都要承担一定的违约责任。双方要约定哪些行为属于违约,并承担什么样的违约责任。如果政府部门对咨询质量很不满意,可以拒付尾款。
(8)争议解决方式
一般先通过协商方式来解决争议,如果不能解决,可以规定仲裁条款,由指定仲裁机构来解决,或通过向法院提出诉讼的方式来解决。
(9)其他事项
有的咨询公司在开展项目以前,往往会做出一些吸引人的口头承诺。如果这些承诺没有写进合同里,很可能就成为不能兑现的“空头支票”。因此,政府部门要把咨询公司的口头承诺也写进合同里,并尽量用具体的、精确的语言来描述咨询公司的口头承诺。
政府部门要尽量满足咨询公司的合理要求(如协调项目调研事宜、组织项目评审等),配合咨询公司的有关工作,与咨询公司建立良好的沟通机制。